green_garden_logo

Toimistoalan ammattilainen

vanhakirjoistuskone
ajatuksia_kirjoitus
maapallo_web

Ajatuksia kotoa ja maailmalta..

Tarvitseeko yritys enää sihteeriä?

Tänä sähköisen tiedonvälityksen aikana kuulee välillä sanottavan, ettei sihteeriä tarvita. Jokainen voi itse tehdä asiakirjansa, lähettää tarjouksensa ja päivittää kotisivunsa - säästetään!


Sopiikin kysyä, missä oikeastaan säästetään? Vai onko säästö vain mielikuvitusta? Sihteeri tuskin on se yrityksen kallein työntekijä. Jos jokainen myyntipäällikkö tai toimitusjohtaja tai yrittäjä itse huolehtii yrityksensä kotisivuista, näkyvyydestä sosiaalisessa mediassa ja vastaa kaikkiin tuleviin puheluihin (joista osa on muualle kuuluvia tiedusteluja), voidaan vain kysyä paljonko tämä maksaa yritykselle. Ei ainoastaan työhön käytetyn ajan palkkana, vaan myös menetetyn ajan korvauksena. Ajan, jolloin kyseisen henkilön olisi ehkä pitänyt tehdä jotain muuta – lähinnä ehkä sitä mihin hänet on palkattu. Kulut ovat siis tavallaan kaksinkertaiset. Missä siis säästettiin?


Mitä sihteeri tekee? Miksi firmalla tänäkin päivänä tulisi olla sihteeri? Mikä on sihteerin tehtävä? Hän palvelee niin yrityksen henkilökuntaa kuin asiakkaitakin. Hän mahdollistaa muiden keskittymisen työnsä kannalta oleelliseen. Hän luo viihtyisyyttä työpaikalle, varmistaa että asiakkaista pidetään huolta - että yrityskuva on kunnossa. Hän huolehtii siitä, että koneisto toimii.


Työyhteisö tarvitsee tänä päivänä sihteeriä ehkä enemmänkin kuin aiemmin, mutta missä muodossa. Tarvitseeko sihteerin välttämättä olla kokopäiväinen, kuukausipalkkainen? Isoissa yrityksissä varmasti tarvitsee, mutta riittäisikö pienemmille mahdollisesti ostopalvelu - tuntityöläinen?

 

Onnistunut tilaisuus vaatii paljon taustatyötä

Jotta tilaisuus onnistuisi ja olisi hintansa arvoinen, tulee miettiä mikä on sen tarkoitus, mihin sillä pyritään. Onko kyseessä juhla, tuotelanseeraus vai hengenkohotustilaisuus? Lisäksi mietitään kenelle tilaisuus on: omalle henkilökunnalle, sidosryhmille, päättäjille, asiakkaille. Hyvä tilaisuus on isäntänsä/emäntänsä näköinen ja siellä vieraat tuntevat itsensä tervetulleiksi.

 

Vieraiden arvostuksesta ja tilaisuuden luonteesta kertoo paljon jo sen pitopaikka. Voi olla, että olemme varanneet hulppeat tilat, mutta jos ei ehdi käydä paikan päällä tarkistamassa ja sopimassa yksityiskohdista, voi edessä olla yllätys. Tilavalinta, sen sopivuus ja toimivuus, on tehtävä huolella ja ajan kanssa.

 

Kun tilaisuudelle on löytynyt sopiva paikka, tulee vielä miettiä

  • tarjoilut (puffee vai katettu, ruoka-aineallergiat ja niille vaihtoehdot)
  • tarvitaanko AV-välineitä (mikrofoni, dataprojektori ym.)
  • annetaako tilaisuudessa jokin muistoesine osallistujille
  • millainen ohjelma tilaisuuteen halutaan jne.

Oma urakkansa on lisäksi myös kutsujen lähettämisellä, ilmoitusten vastaanottamisella ja vieraiden tiedusteluihin vastaamisella: mitä lahjaksi, onko pysäköintipaikkoja, miten liikuntaesteisten pääsy on järjestetty jne.

 

Kuten sanottu onnistunut tilaisuus vaatii paljon taustatyötä, mutta se vaatii myös paljon työtä tilaisuuden aikana ja vielä sen jälkeenkin. Näihin haasteisiin vastaa ammattitaitoinen sihteeri - toimiston ilmeiden tekijä.  Soita, kun tarvitset apua!

 

Sihteerin rooli työyhteisössä

Huolestuneena olen seurannut työyhteisöjen muuttumista; tietokoneiden ja sen tuomien sähköisten palvelujen myötä on tultu siihen tulokseen, että jokainen voi itse kirjoittaa asiakirjansa, lähettää tarjouksensa ja päivittää kotisivunsa. Varmasti näin onkin, mutta millainen on lopputulos?

 

Kuka tarkistaa kielen oikeellisuuden ja varmistaa että asiakirja on standardien mukainen? Muistan kuinka ensimmäiseen työpaikkaani 1980-luvun lopulla mennessäni sain myyntihenkilöltä käsinkirjoitetun luonnoksen tarjouksesta, jonka sitten kirjoitin koneella puhtaaksi yhtiön edellyttämällä asiakirja-asemoinnilla. Tämän jälkeen vein kirjeen samaiselle myyntihenkilölle allekirjoitettavaksi. Asiakirja käytiin siis läpi kolmeen kertaan ennen kuin se lähti asiakkaalle.

 

Toisaalta asiaa on perusteltu säästösyillä: saadaan palkkakuluja alas, kun ei tarvitse palkata sihteeriä. Voidaan miettiä onko saatu säästö kuitenkaan todellista vai mielikuvitusta? Sihteeri tuskin on yrityksen kallein työntekijä. Jos jokainen myyntihenkilö tai toimitusjohtaja tai yrittäjä itse huolehtii yrityksensä kotisivuista, näkyvyydestä sosiaalisessa mediassa ja vastaa kaikki tuleviin puheluihin (joista osa on muualle kuuluvia tiedusteluja), voidaan vain kysyä paljonko tämä maksaa yritykselle. Ei ainoastaan työhön käytetyn ajan palkkana, vaan myös menetetyn ajan korvauksena. Ajan, jolloin kyseisen henkilön olisi ehkä pitänyt tehdä jotain muuta, tehdä sitä mihin hänet on palkattu. Kulut saattavat olla siis jopa kaksinkertaiset.

 

Sihteeri on myös tavallaan yrityksen käyntikortti: hän on monelle asiakkaalle ensimmäinen kontakti yritykseen ja näin ollen hyvin tärkeä tekijä yrityskuvaa luotaessa. Sihteeri on myös asiakaspalvelija, hänen palvelee sekä yrityksen sisäisiä että ulkoisia asiakkaita. Hän mahdollistaa sen, että muu henkilökunta voi keskittyä oman työnsä kannalta oleelliseen. Hän luo viihtyisyyttä työpaikalle, varmistaa että asiakkaista pidetään huolta, että yrityskuva ylipäätään on kunnossa.

Mietteitäni

 

 

"Sihteeri on yrityksen käyntikortti."

 

"Sihteeri muodostaa esimiehensä  kanssa tiimin, jolla on yhteinen tavoite."

 

”Ihmisellä on aina aikaa sille,
mitä hän haluaa tehdä.”

 

"Elämä on liian lyhyt otettavaksi vakavasti."